Consejos para crear un presupuesto óptimo
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Finanzas y legal

Consejos para crear un presupuesto óptimo

Elaborar un presupuesto debería ser una de las principales prioridades de las pymes, ya que las empresas que elaboran presupuestos óptimos alcanzan mejor sus objetivos. Sin embargo, no siempre se realizan las previsiones conforme a la situación real de la empresa. Es decir que, o bien se fijan presupuestos demasiado ajustados para hacer frente a la actividad de la organización, o bien, se establecen presupuestos sobre dimensionados que pueden hacer perder la perspectiva a la compañía, haciendo que esta gaste o invierta mucho más de lo que necesita y, peor aún, de lo que puede soportar.

Datisa, uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España, destaca la importancia de establecer unos presupuestos óptimos en el seno de las pequeñas y medianas empresas. Un presupuesto que sirva de guía para desarrollar o, mejor dicho, financiar, el plan de acción sobre el que estructurar su funcionamiento, a corto, medio y largo plazo, es la base para que la compañía pueda establecer unos objetivos “realistas” -también cumplirlos- y, en todo caso, trabajar sobre la base de la rentabilidad y la sostenibilidad económica.

“Diseñar unos presupuestos sólidos ayudará a las pequeñas y medianas empresas, fundamentalmente en tres líneas que son estratégicas: por un lado, les ayudará a tener bajo control los gastos, intentando que estos no superen en ningún caso lo previsto. Por otro lado, permitirán a los responsables de la firma, reaccionar ante cualquier signo que haga presagiar una situación de riesgo. Y, en tercer lugar, ayudarán a la organización a impulsar la rentabilidad de su negocio”, asegura Isabel Pomar, CEO de Datisa.

 En realidad, crear un presupuesto corporativo es relativamente sencillo, siempre y cuando se disponga de las soluciones tecnológicas necesarias sobre las que apoyarse. La teoría es -como explica el fabricante español de ERP para pymes– relativamente sencilla: sumar gastos fijos + gastos variables, fijar el beneficio que se quiere obtener y calcular la facturación necesaria para alcanzar el objetivo establecido.

Aunque la teoría es bastante sencilla, Isabel Pomar aclara que no siempre se realizan unos presupuestos ajustados a la realidad. Bien porque se desconoce la información sobre la que construirlos -los datos económicos de años anteriores son una buena referencia- o bien porque las expectativas que se tienen son demasiado optimistas o pesimistas”.

La clave, según Pomar, está en la información. Y, no solo en los datos de las tres variables básicas para la construcción de los presupuestos (gastos -fijos y variables- beneficios y facturación), sino en otra serie de elementos como la estacionalidad del negocio, la situación macro-económica o la entrada en el terreno de juego de nuevos competidores que pueden sacudir su política de precios y que inciden -y mucho- en la viabilidad de los presupuestos. Para obtener toda la información necesaria que permita contextualizar la situación concreta de la compañía a la hora de crear un presupuesto óptimo es recomendable apoyarse en un sistema de planificación de recursos empresariales. Utilizar un ERP permite a cualquier pyme disponer de datos relacionados con las ventas de años anteriores, los gastos fijos y variables en los que incurrió la organización en ejercicios pasados, facturación, otro tipo de ingresos procedentes de otras fuentes de financiación, ventas, precios, etc. Pero, además, permite detectar tendencias o cualquier tipo de movimiento que haga presagiar una determinada situación que podría condicionar la elaboración de los presupuestos.

“Además de crear el presupuesto, es importante también que estos documentos se utilicen y, en cierto modo, sean lo suficientemente flexibles como para ir adaptándose al funcionamiento diario de la compañía. Para hacerlo se deberán fijar una serie de mecanismos de control que permitan ir haciendo un seguimiento exhaustivo de las actuaciones y de los resultados obtenidos. De nada sirven los presupuestos si luego no se utilizan”, concluye Isabel.

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