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5 sencillos pasos para el correcto envío de una nota de prensa

Se trata de uno de los elementos básicos de la comunicación corporativa y, por lo tanto, es un elemento a considerar en un plan de negocios. Una nota de prensa es el medio por el cual una empresa o negocio se dirige a un medio de comunicación para contarles una noticia con el objetivo de que esta sea publicada y vea la luz en prensa, radio, medios digitales o televisión. Además, es una forma de dar a conocer una empresa o negocio sin invertir una gran cantidad de dinero como puede ser la publicidad.

Para que esto suceda, la nota de prensa debe destacar entre los centenares de textos que llegan a diario a las bandejas de correo de los diferentes medios. Y ahora bien ¿cómo crear un texto atractivo y diferente?

Nos enfrentamos a una hoja en blanco y antes de empezar a escribir la primera palabra hay que tener muy claro qué es lo que se quiere contar: una nueva incorporación a la empresa, las ventajas de un nuevo producto, los buenos resultados del ejercicio actual… No sirve cualquier tema, las notas de prensa se deben enviar sólo cuando tengamos algo realmente relevante que contar para que nos tengan en cuenta y puedan despertar el interés de un medio de comunicación. Una vez que se tiene claro que es así, es entonces cuando pasamos a la redacción de la nota de prensa.

#1. Ten clara la estructura

Encabezado: En la parte superior de la página, hay que especificar qué tipo de documento estamos enviando. En este caso hay que escribir “Nota de prensa” acompañado de la fecha y el logotipo de la empresa.

Titular: Con una extensión máxima de dos líneas, tienes que resumir de la manera más atractiva el contenido del documento. Dedícale el tiempo que necesites ya que es la parte más importante y decisiva para que el destinatario siga o no leyendo.

Entradilla: Es un único párrafo que reúne la información más importante de la nota de prensa.

Cuerpo: Después del titular y la entradilla colocamos el cuerpo de la noticia. Es decir, el resto de párrafos en los que colocaremos la información de más a menos importante.

Información de la empresa: Una vez que hayamos acabado con el cuerpo de la noticia debemos redactar otro párrafo con información sobre la empresa.

Contacto: Añade el nombre, cargo, teléfono y dirección de correo electrónico de la persona que se va a encargar de atender a los medios o del responsable de prensa. 

Material complementario: Adjunta fotografías, enlaces a vídeos corporativos o dossieres con más información de la empresa de calidad.

#2. Evita el envío masivo

Escribir una buena nota de prensa no es suficiente para garantizarnos que esta sea publicada. En envío que hagamos de las misma es de suma importancia para que llegue a la persona adecuada. Está demostrado que el envío masivo no resulta efectivo y, por lo tanto, hacerlo de la manera más personal posible ayudará a conseguir el objetivo. ¿Cómo conseguirlo? Para ello es aconsejable mantener el contacto con los periodistas que nos interesan y comunicarles con cierta periodicidad de las intenciones y planes de la empresa.

#3. Crea una buena base de datos

A la hora de crear una base de datos que recopile todos los contactos y sus datos más relevantes (medio, temática, teléfono, email…) es de suma importancia que tengamos claro y anotado la especialización de cada medio. Esto nos permitirá hacer un envío a las personas que realmente les pueda interesar el contenido. En base a la información que se quiere comunicar, se usaran unos u otros contactos.

#4. Piensa en el destinatario

Si tenemos en cuenta que los periodistas pueden recibir hasta un centenar de notas de prensa al día, es aconsejable ir al grano. El tiempo que puede dedicar el destinatario es mínimo y, por ello, hay que conseguir atraparlo en cuestión de segundos. Un titular atractivo y relevante puede decantar la balanza en la decisión de publicarlo o desecharlo.

#5. Que no se te adelanten

Por último, antes de dar a “enviar” tienes que tener en cuenta la hora y día del envío valorando los intereses de la empresa como la actividad en los medios. Quizá te interese que tu información se publique a principios de semana, pero los medios suelen tener menos flujo de noticias a finales de semana. Lo ideal es buscar el punto medio.

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