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Recursos humanos

Cómo conseguir reuniones eficientes. I parte: la preparación

Conseguir que las inevitables reuniones se tornen eficientes resulta muy sencillo. Este es uno de los puntos de mejora de la mayoría de las organizaciones. Conocer, desarrollar y compartir los diferentes pasos para lograr reuniones eficientes resulta de suma importancia. Tan solo hay que respetar, interiorizar y comprometerse con una serie de pautas. Te aconsejamos que tengas en cuenta estas recomendaciones a la hora de preparar cada reunión de trabajo en la que debas participar. A partir de ahora, reunirte te va a parecer más una solución que un inconveniente.

#1. Los pasos previos

La convocatoria de las reuniones deberá realizarse siete días laborables antes del encuentro. Éste es el plazo de tiempo que se estipula adecuado para que la persona que organiza una reunión se asegure que los diferente miembros invitados dispondrán de un hueco en su agenda para la reunirse. Posteriormente, deberá enviarse la agenda con los puntos a tratar. La agenda tendrá que ser enviada por email como mínimo tres días antes de la fecha marcada. Si resulta necesaria una pre-lectura de la reunión, los convocados tendrán que encontrar un momento para verse brevemente y aclarar posibles dudas o determinar detalles de la propia reunión.

#2. La convocatoria

Outlook se ha convertido en el mayor aliado de los empleados a la hora de organizar reuniones. La opción de envío de convocatoria debe rellenarse con los siguientes datos: sala, fecha, hora y duración de la reunión. Este programa del paquete Office incorpora la opción de conocer si los convocados tienen alguna cita programada, sin el detalle. De este modo, resulta inmediato poder cuadrar y organizar reuniones, e incluso la duración de las mismas. La convocatoria deberá incluir los objetivos y también los documentos que se van a tratar, además de las decisiones que están previstas se tomen. Por otra parte, se deberá especificar siempre el tipo de reunión: una reunión periódica, extraordinaria o informativa. Entre los asistentes deberá haber al menos uno con poder de decisión. El número ideal de personas en una reunión nunca debe exceder de ocho.

#3. La agenda

 La agenda incluirá los temas a tratar. También el responsable de exponerlos. La agenda de una reunión siempre deberá incluir el tiempo de dedicación a cada tema. Además, incluirá los documentos que deben ser revisados o leídos por los asistentes antes de reunirse. La agenda concretará la información que debe conocerse y ser preparada con anterioridad. También, en el caso de haberse producido una reunión anterior por el mismo tema, deberá enviarse el acta de la reunión en cuestión.

 

En definitiva, para lograr reuniones eficientes, el modo cómo deben prepararse resulta clave. Qué hacer antes del día de la reunión implica unos pasos previos. Para conseguir reuniones de provecho, todos los empleados deberán implicarse en estos pequeños cambios. Los pasos anteriores a cada reunión, cómo se convoca y la agenda de la misma, deben tomarse muy en serio. Con estos hábitos, el beneficio común se hará latente y la efectividad será un hecho. A estos pasos previos, les sucederán las tomas de decisiones que se llevarán a cabo durante la propia reunión. También las acciones a realizar una vez concluida.

 

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