Las Pymes se benefician al automatizar las tareas administrativas

Las funciones administrativas son clave para que el funcionamiento de las pymes pueda darse. En términos operativos, si dejan de hacerse o son mal ejecutadas, el impacto negativo puede ser muy importante. Por esta razón, la optimización de los procesos administrativos es prioridad para empresas pequeñas y medianas.

Las tareas administrativas en sí mismas, no generan beneficios para las organizaciones, pero si son dejadas al margen, pueden convertirse en un gran dolor de cabeza; deben ser ejecutada con pericia y exactitud, ya que facilitan la gestión comercial de cualquier negocio. Sin embargo, según un estudio de Datisa, firma de ERP para pymes, muchas empresas desconocen el alcance y tiempo que implican estas tareas dentro de cualquier organización.

Ese desconocimiento sobre el trabajo administrativo de las pymes, hace que no se les de la importancia debida a las ventajas de la automatización de estas tareas. No sólo permite contar con más tiempo libre, sino que aportan información muy valiosa a la hora de tomar decisiones y aumentar la productividad del negocio.

En este sentido, Isabel Pomar, CEO de Datisa manifiesta que “Aunque las tareas administrativas pueden ser rutinarias, automatizarlas aumenta la productividad de la organización porque acelera los procesos y evita posibles errores. Y aunque son necesarias, es cierto que no son las que aportan mayor valor a la organización, su informatización nos permite poner el foco en otras labores que aportan más beneficios mejorando la dinámica interna, siempre y cuando, no nos olvidemos de poner al cliente en el centro.”

Si bien es cierto que el trabajo administrativo no genera ingresos, esto no disminuye su impacto directo sobre las finanzas del negocio. De acuerdo con Pomar, la fórmula es muy sencilla: al automatizar las tareas de administración, se dedica menos tiempo a tareas de escalo valor y más tiempo y atención a aquellas que sí hagan crecer al negocio, la satisfacción al cliente y nuevas oportunidades de mejora. Uno de los objetivos de las empresas al crecer debería ser limitar la burocratización, así que la agilidad y la automatización de los procesos, son claves para que el negocio vaya por buen camino; aquellas pymes que apoyan su gestión administrativa en un ERP, sistematizan y estandarizan sus procesos, con lo cual, el trabajo es más ágil, sencillo, seguro y confiable.

Tips de Datisa para optimizar el tiempo, mejorar procesos y reducir cargas de trabajo

Paperless: contribuye a conservar el medio ambiente, así como también a agilizar y mantener seguros los procesos. Sin papel es menos probable que los documentos se extravíen o caigan en manos inapropiadas. Por otro lado, los documentos digitales dejan «rastro», así que la trazabilidad es más sencilla. todo este «papeleo» virtual evita manear cientos de documentos, muchos de ellos desactualizados o erróneos.

Facturación periódica: cuando se programa la generación y envío de facturas en los plazos deseados, incluyendo las facturas procedentes del e-commerce, si lo hay, se reducen los tiempos y se gestiona todo de manera sencilla y eficiente. La facturación es un ejemplo claro de tareas que no generan ingresos pero que repercuten en el negocio en varios niveles. La mala imagen que transmite una factura errada, incumplimiento de plazos o incidencias repetidas pueden arruinar la reputación de la marca y hacer que el cliente se decida por buscar otras alternativas, así esté satisfecho con el producto o servicio ofrecido.

Contabilidad con un solo click: elaboración de los modelos trimestrales y anuales de IVA, IS, IRPF, etc. por medio de cálculos automatizados y partiendo de los datos generados por las facturas y almacenados en el sistema, evita que se comentan errores y se pierda tiempo. Adicionalmente, son una fuente de información a la cual recurrir para tomar decisiones, incluso en tiempo real, con lo cual se benefician no sólo la contabilidad, sino la elaboración de informes, estadísticas e históricos.

Conciliación bancaria más sencilla: esta es una de las tareas más tediosas y complejas si se hacen manualmente. Con el ERP se agiliza, automatiza y facilita la comparación entre movimientos de los extractos bancarios con los cobros y pagos de facturas. Este proceso de control hace posible identificar errores en el registro de facturas y los movimientos bancarios.

Cualquier entidad, no importa su tamaño o si es privada o pública, requiere contar con una información financiera eficiente, de calidad y disponible en tiempo oportuno. Esta información brinda datos sobre la gestión de la empresa y sus responsables, contribuye a tomar decisiones económicas y gestiona recursos de manera eficiente. Además de todo ello, cumple una función social por su incidencia en el reparto de la renta empresarial entre los grupos que participan en ella (propietarios, empleados, financistas externos, Hacienda Pública, etc.). Por ejemplo, se puede saber la cuota del impuesto sobre sociedades o impuesto sobre beneficios, determinando el tipo impositivo sobre una cifra (base liquidable) obtenida a partir del resultado contable del ejercicio. Asimismo, las administraciones públicas requieren información financiera de máxima calidad y credibilidad, no sólo para cumplir con la legislación vigente (Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno10), sino para estandarizar cálculos de costes de los servicios prestados, y en consecuencia, conseguir recursos necesarios para la financiación y distribuirlos de manera equitativa.

Otra ventaja de la digitalización, es tener los datos al alcance de la mano; pueden explotarse para ubicar las áreas de mejora del negocio. La cultura digital es el futuro del éxito. Sorprendentemente, la sociedad, consumidores y clientes están más predispuestos a experiencias digitales. Asimismo, la economía de las plataformas se ha fortalecido, señalando un camino que no parece dar marcha atrás.

Un plan de transformación digital bien pensado, que es mucho más sencillo de lo que podría pensarse, convierte a las empresas en competidores ágiles y rentables.