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Señales que alertan a una pyme de que es el momento de cambiar su ERP

Un ERP debe facilitar la gestión de procesos y el acceso, almacenamiento e intercambio de información de manera eficiente, debe contribuir a la planificación adecuada de los recursos empresariales y, en general, debe poner a la empresa en buena disposición para optimizar sus procesos y sus operaciones.

En el momento en el que se descubra cualquier indicio que pueda dejar entrever alguna limitación de la herramienta para el cumplimiento de su finalidad en la gestión de una pyme, esta deberá poner en marcha un proyecto de revisión, evaluación y análisis de su solución para determinar si su adaptación a la situación de la compañía es posible o si requiere actualización o, en última instancia, sustitución.

Determinar cuándo se debe cambiar un ERP no es una tarea sencilla, ni tampoco resulta una decisión “cómoda” para los responsables de la compañía. Por regla general cualquier cambio suele generar un rechazo inicial, más aún si hablamos de soluciones que vertebran el funcionamiento global de una organización ya que impactan sobre áreas tan estratégicas como compras, ventas, finanzas, administración, producción, etc.

“No se debe generalizar nunca, pero las pymes deben permanecer en alerta siempre al respecto del funcionamiento o, mejor dicho, del rendimiento de sus soluciones tecnológicas, ya sean ERP o cualquier otro tipo de sistemas. Y, en todo caso, deben estar atentas a su amplitud funcional y a la relación que mantienen con el proveedor. Y, sí o sí, deben poner el foco en la formación para garantizar que el uso de sus soluciones tecnológicas es el adecuado”, explica Isabel Pomar, experta en ERP.

Este tipo de empresas están bastante atentas a las señales pero que, muchas veces, por falta de tiempo o, incluso de recursos, pasan por alto algunas incidencias que achacan más, a un error humano que a la propia solución. Sin embargo, los nuevos modelos de gestión, basados muchos de ellos en metodologías Agile, extraídas de los procesos de producción de software, están ayudando a las pymes a identificar con rapidez determinados problemas y a reaccionar ante ellos con antelación suficiente.

Los signos más claros que alertan sobre la necesidad de cambiar el ERP con el que se opera son la recurrencia en incidencias no resueltas, un servicio deficiente, el mantenimiento o actualizaciones inadecuadas, la falta de cobertura funcional, es decir, que no se adapte a las necesidades reales de la organización o que el sistema demande mejoras sustanciales, ajustes o personalizaciones excesivas. Falta de integración o dificultad para flexibilizar su funcionamiento.

Pero, además de estas señales, que apuntan directamente al ERP, existen otros indicios que pudieran ser o no, sintomáticos de la necesidad de iniciar un proceso de búsqueda activa y a los que, en todo caso, se debería prestar atención.

Entre estos indicios los expertos señalan, entre otros, como se controlan los pedidos de compra, o sea, si nos permite una óptima gestión de compras, podemos realizar pedidos automáticos a proveedores, prever posibles roturas de stock, control de ubicaciones para una mayor aprovechamiento del espacio en el almacén. Un facturación eficiente y correcta, gestión de cobros y pagos, etc. Estas carencias en la gestión de recursos de las pymes pueden o no indicar la necesidad de un cambio de solución, pero, en todo caso, se deben tener en consideración.

La falta de información en el momento preciso o que esta sea insuficiente. “Cuando alguien va a buscar un dato y no lo encuentra o descubre que la información es escasa,  es cuando entiende que el sistema igual es insuficiente”. En un momento en el que se precisa poder tomar decisiones prácticamente sobre la marcha, es estratégico para las pymes contar con soluciones que les proporcionen la información que necesitan en tiempo real. Porque eso puede marcar la diferencia, en un momento dado, entre destacar en positivo por su capacidad de gestión, de respuesta y de servicio o acabar en la lista de proveedores no deseados, concluyen los expertos.

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