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4 funcionalidades del ERP para que te sustituyan en vacaciones

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En muchas ocasiones se pasa por alto la importancia de la automatización y la contribución del ERP en la reducción del estrés previo a las vacaciones. Con procesos y tecnología adecuados para acceder y dar seguimiento a la información crítica del negocio, se simplifica la cobertura operativa y estratégica incluso durante el descanso.

Como señala Pablo Couso, director comercial de Datisa, «las vacaciones son para descansar. Hay que desconectar para enfrentar el último trimestre del año. Pero para que la desconexión no genere ansiedad, es fundamental estar seguro de que el software trabajará por ti, con la precisión necesaria para agilizar los procesos operativos en los que intervenga».

Los procesos manuales y sistemas desarticulados pueden hacer que la empresa descarrile, especialmente cuando hay menos recursos operativos para enfrentar una crisis. Por ello, en Datisa se destacan las funcionalidades clave del software ERP para que los responsables de pymes puedan disfrutar de sus vacaciones sin preocupaciones.

#1. Contabilidad

La contabilidad y las finanzas son áreas fundamentales en cualquier empresa. Sin los procesos adecuados para el seguimiento óptimo de facturas y cuentas pendientes de cobro y pago, el dinero puede quedar en una especie de «limbo», afectando así los resultados e indirectamente la relación con los clientes. Un ERP contable permite automatizar estos procesos y actualizar en tiempo real las cuentas de clientes, registros de cobros, pagos, etc.

Además, la comunicación y compartición de información con los implicados en cualquier proceso se vuelve más sencilla. Se pueden calcular automáticamente los costes en curso y la asignación proporcional de gastos e ingresos, lo que facilita el seguimiento exhaustivo del coste real de cada producto/servicio y sus márgenes incluso durante las vacaciones.

Cuando el ERP financiero opera en la nube, es posible revisar la salud financiera del negocio en cualquier momento y lugar, enviar facturas automáticamente a los clientes una vez que el pedido se registre como enviado o consultar el historial de los clientes para revisar rápidamente pedidos, facturas y pagos anteriores, evitando acumulación de trabajo al regreso de las vacaciones.

#2. Integración ERP/CRM

La comunicación es clave en cualquier proceso comercial. Disponer de información precisa sobre los clientes potenciales agiliza las ventas y el mantenimiento de relaciones con ellos para fidelizarlos. La integración de ERP y CRM juega un papel vital en este aspecto.

Cuando ERP y CRM operan en conjunto, se crea un único punto de entrada para gestionar todos los clientes y las ventas potenciales. La integración facilita la creación de un registro de comunicación cuando, por ejemplo, el área de contabilidad envía una factura al cliente. Así, cuando los comerciales se van de vacaciones, todas las interacciones con clientes y potenciales clientes quedan registradas, permitiendo a otros empleados ponerse al día rápidamente y hacer un seguimiento más acertado del proceso.

#3. Integración del comercio electrónico – B2B y B2C

La integración de los sitios de comercio electrónico con el software ERP de contabilidad e inventario es fundamental para evitar introducir manualmente pedidos de los canales online en los sistemas de gestión empresarial. Este proceso consume tiempo y es propenso a errores, y se vuelve problemático cuando el personal encargado de registrar los pedidos está de vacaciones.

En cambio, la integración de todos los canales de comercio electrónico crea automáticamente un pedido en el ERP, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. Además, se pueden automatizar aún más ciertos procesos mediante la creación de flujos de trabajo para enviar pedidos que cumplan criterios predeterminados directamente al personal del almacén para su recogida, embalaje y envío. Incluso los pedidos que requieren revisión humana pueden ser manejados más eficientemente.

#4. Gestión de almacenes

Contar con un software de contabilidad e inventario adecuado puede ayudar a automatizar procesos, pero no reemplaza la necesidad de tener personas que realicen tareas manuales como recoger, empaquetar y enviar los pedidos. Durante las temporadas altas, muchas empresas contratan personal adicional de almacén para hacer frente al aumento del volumen de pedidos y también para cubrir las vacaciones de los empleados.

En esta situación, un almacén bien distribuido y procesos automatizados de recogida, embalaje y envío pueden marcar la diferencia. Etiquetar adecuadamente las ubicaciones de contenedores y estanterías ayuda a los nuevos empleados a encontrar rápidamente el producto adecuado, especialmente cuando se combinan con listas de recogida organizadas según la ruta más eficiente. Además, las herramientas móviles de escaneo de códigos de barras permiten a los empleados identificar rápidamente cualquier error durante el proceso de picking. Formar a los nuevos empleados en el uso de esta tecnología de escaneo de códigos de barras es más eficiente que dejarles descifrar notas manuscritas.

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