Las pequeñas y medianas empresas deben optimizar sus operaciones de cobro y pago para garantizar su seguridad financiera. La tesorería es una de las disciplinas sobre la que las pymes deben incidir con más detalle en sus procesos de gestión. No disponer de unas condiciones de cobro y pago definidas, así como un seguimiento de las mismas, causará, además de posibles problemas de tesorería, una mala imagen frente a los clientes y proveedores. Así, la falta de control de los cobros puede provocar una pérdida de credibilidad por parte de los clientes, y estos pueden que relajen sus políticas de pago. Por su parte, la falta de puntualidad en los pagos puede mermar la confianza del proveedor/acreedor en la empresa. En definitiva, una mala gestión en los cobros y pagos forzará a buscar soluciones que implicarán unos gastos financieros.
Para evitar una mala gestión, conocer lo que cuesta su estructura de financiación, es decir, los intereses devengados de sus líneas de crédito o préstamos a corto y largo plazo, por ejemplo, o analizar sus procesos de cobro para reducir el margen entre la fecha de vencimiento del cobro y su fecha de valor, son solo algunas de las cuestiones que estas compañías deben tener en cuenta. Datisa, uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España, identifica algunas de las KPIs más relevantes a la hora de controlar la gestión de los procesos de cobro y pago en las pymes:
-Analizar la capacidad de endeudamiento de la organización, siempre con la mirada puesta en salvaguardar la liquidez.
–Evaluar los medios y sistemas de cobro, evitando en la medida de lo posible, aquellos en los que la iniciativa absoluta recaiga sobre el cliente.
–Revisar las condiciones de venta a los clientes para establecer condiciones personalizadas en función de la relevancia y solvencia del propio cliente.
-Asegurar que el flujo de caja está siempre en positivo, o sea, que el crédito que se da a los clientes no supere en ningún caso el crédito que los proveedores proporcionan a la empresa. Esta es la manera de evitar la pérdida de liquidez en las operaciones.
–Cuantificar el porcentaje de cuentas que no se han cobrado y establecer un perfil sobre el cliente y las condiciones que provocan los impagos a fin de mejorar las políticas de cobro, incluyendo acciones que mejoren el proceso.
“Es importante apoyarse en la tecnología para digitalizar los procedimientos de gestión de cobros y pagos. Con ello, las pymes agilizan el proceso, garantizando la solvencia de todas las acciones, minimizan el riesgo de impagos y mantienen siempre sobre la línea de flotación la liquidez del negocio”, afirma la CEO de Datisa, Isabel Pomar.
Ventajas de la digitalización de la gestión de cobros y pagos:
–Ahorro directo de costes en papel y gastos de envío. Se calcula que el coste de una factura en papel con su correspondiente envío asciende a uno 17 €, mientras que en formato digital es prácticamente inapreciable.
-Aumento de la productividad, al evitarse horas de trabajo de escasa calidad en generación de notas de gasto y facturas a mano.
-Evitar demoras en la transición de documentos, cobros y pagos.
-Localización inmediata de la factura o cualquiera de sus datos, a disposición de cualquier empleado o cliente que lo solicite y de la administración fiscal.
-Gestión mucho más rápida y eficiente, con posibilidad de integración con los sistemas centralizados de facturación y contabilidad de la empresa (ERP).
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