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¿Cómo reducir costes en las Pymes?

En este artículo, encontrarás cinco claves para que las empresas, en medio de este escenario del COVID, puedan reducir costes a futuro. Lo importante es identificar cuáles son las áreas, productos o servicios que pueden ser recortados, bien sea por rentabilidad o por interés comercial, para tomar decisiones inteligentes.

La mejor manera de resistir ante mercados convulsos o escenarios inesperados, reducir costes es fundamental. Sin embargo, esta medida no debe afectar nunca la calidad de los servicios/productos, ni la imagen de la marca/compañía ni la rentabilidad.

Al respecto de esta situación, Isabel Pomar, CEO de Datisa comenta que“no hay una receta universal que responda a la situación de cada organización. Pero, en términos generales, ante la adversidad, la contención de los gastos y la reducción de los costes, suelen situarse en las primeras posiciones en la lista de tareas de la gerencia de cualquier pyme. Sin embargo, meter la tijera sin hacer un análisis previo puede agravar la situación”.

Para reducir costes se deben cumplir tres requisitos básicos:

  • Debe hacerse pensando en la sostenibilidad. Es decir, sin efectos negativos a futuro.
  • Debe ser eficaz. Esto quiere decir que los beneficios deben estar por encima de las inversiones/sacrificios que conlleve implementar medidas de contención.
  • Debe ser realista y concreta.

Por todo esto, Datisa ofrece cinco claves para que las pymes tengan posibilidad de minimizar costes y sumar dinero a la contabilidad de la empresa. Estas son:

1. Optimizar la gestión financiera

Es fundamental y debe tener como base mantener la salud financiera de la empresa. Es siempre recomendable hacer planificaciones anticipadas, tanto en inversiones, como en ingresos y gastos. También deben preverse cambios que puedan afectar al negocio. El primer paso es evaluar la empresa, haciendo análisis detallado los ingresos y gastos regulares, y luego, diseñar estrategias de ahorro a medida de las circunstancias particulares. Registrar los movimientos diarios es de suma utilidad a la hora de visualizar los costes innecesarios y gestionar de manera eficiente el negocio.

2. Reducir los costes administrativos

Lo primero es analizar cuáles son los costes básicos asociados al desempeño normal de la empresa: alquiler/hipoteca, teléfono, mantenimiento informático, nóminas, seguros, maquinaria, impuestos, etc. También deben revisarse acuerdos con proveedores y administración pública para asegurarse que estén ajustados a las necesidades del negocio y al presupuesto. Por último, no se deben perder de vista los costes menores que parezcan no ser tan importantes. Es necesario analizar y revisar regularmente dónde se encuentran las fugas de capitales.

3. Aprovechar la información al máximo

Es sumamente necesario tener toda la información diaria de la empresa, a fin de tomar decisiones inteligentes. Sin duda, las empresas bajo la cultura Data Driven, son más eficientes y rentables. Las pymes deben estar atentas a la información propia y a las del sector del mercado en las que se encuentren; asimismo, deben considerar todo lo que tenga que ver con ayudas públicas y beneficios fiscales para su negocio, al igual que subvenciones, préstamos especiales o cualquier otra medida, especialmente dirigida a las pymes.

4. Revisar la relación con los proveedores

Deben analizarse constantemente los precios y cotizaciones de los proveedores, y si se corresponden con los estándares de calidad de la organización, y con los plazos de entrega o servicios acordados. También debe considerarse si es necesario/posible mantener o reducir los costes de los proveedores, y si los procesos de cobros y pagos de manera acompasada, ya que en desequilibrios en esa área, podría traer serios problemas de tesorería.

5. Optimizar la tecnología disponible

Debe apostarse al máximo rendimiento de la tecnología, pero enfocándose en el ERP. Con el ERP se pueden automatizar procesos, gestionar la eficiencia y reducir costes. Herramientas como la contabilidad digital, por ejemplo, utilizado softwares de gestión en la nube, facilitan la gestión, proporcionan información importante y contribuye a ahorrar costes. Además, al contar con los datos en mano, se pueden conocer cuáles son las áreas de mejora. Es necesario potenciar las capacidades digitales de los empleados y mostrarles que no deben temerle a digitalización porque es el futuro. Es sorprendente lo consciente que está la sociedad de lo importante que es contar con sistemas digitalizados, porque entienden que la transformación es inevitable y a través de estos, las empresas son más competitivas y confiables.

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