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Plan de negocios

Sigue estos consejos y obtendrás una reunión de trabajo efectiva

Las reuniones son algo habitual en cualquier entorno empresarial. Ya sea para planificar, para llevar a cabo una venta o para comunicar información a los trabajadores, las reuniones se organizan de forma constante. Sin embargo, organizar una reunión realmente efectiva no es tan sencillo como parece. Que una reunión pensada para una finalidad acabe derivando en otras temáticas o sin lograr su objetivo es algo más habitual de lo que muchas empresas quieren reconocer.

Organizar una reunión de trabajo efectiva y que optimice el tiempo dedicado, requiere de adoptar ciertas pautas que hagan posible conseguir el objetivo fijado.

Consejos para reuniones efectivas

Cuando se organiza una reunión se busca conseguir unos resultados y se convoca a las personas que son necesarias o deben aportar algo en la reunión. Es importante que se tenga muy claro que en una reunión lo que puede hacer que no se aproveche el tiempo de manera correcta no es, en ocasiones, la reunión en sí, sino las personas que participan en ella.

Para que una reunión se pueda controlar y tenga los efectos deseados, se deben seguir ciertas pautas:

1.Tener claro el objetivo.

Lo primero que una empresa debe tener en cuenta en una reunión de trabajo es la finalidad para la que se convoca. Si tras analizar el tema del que se va a hablar, se llega a la conclusión de que la única forma de tratar la cuestión es mediante una reunión física, es necesario definir muy bien el objetivo de la reunión y que todos los citados a ella lo conozcan. Uno de los errores más grandes que se cometen es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación y en la que, además, muchos de los convocados no tienen interés ni tiempo. Para evitar que esto suceda se aconseja elaborar una agenda de contenidos con los temas que se discutirán y enviárselos personalmente a los futuros asistentes con la fecha y hora de la cita. De esta forma, será más fácil dirigir toda la reunión al logro de ese objetivo.

2.Preparar la reunión.

Lo más importante en una reunión es el guión o hilo argumental. Por eso es necesario preparar la reunión previamente estableciendo los temas a tratar, el enfoque y lo que se pretende obtener de los asistentes.

3.Coste de la reunión.

Valorar el coste que puede tener para la empresa la celebración de la reunión es otro aspecto importante a tener en cuenta, ya que si es necesaria la reunión es importante controlar los tiempos y el enfoque para que los costes estén también controlados. Según los expertos, el mejor horario para llevar a cabo una reunión es a las 9 a.m y a las 15pm, sin superar los 45 minutos de duración. Para evitar extenderse, es aconsejable preparar con antelación la logística que se va a utilizar en cada caso.

4.Moderar la reunión.

En toda reunión hay un líder o responsable que deberá hacer de moderador controlando el tiempo y los temas tratados para evitar desviaciones. Para ello es importante que el moderador se muestre seguro y demuestre interés y liderazgo para poder ganarse la atención de los asistentes.

El encargado de ello tiene, además, que tener en cuenta los diferentes «perfiles» o tipos de personalidades con los que tendrá que saber cómo lidiar en el encuentro:

– El líder: domina la reunión y cuenta con el apoyo de la mayoría de los asistentes.

– El interminable: hace aportaciones de valor, pero se repite mucho.

– El sabelotodo: sea cual sea el tema piensa que lo sabe todo y querrá demostrarlo.

– El irrelevante: aunque piensa que hace grandes aportaciones, no sugiere nada de valor.

– El negativo: suele aportar siempre una visión muy negativa y pesimista de los temas tratados.

5.Tomar nota de los temas tratados

Durante la reunión, o nada más finalizada, es muy importante elaborar un informe con los temas cruciales que han sido tratados y las diferentes ideas que se han ido aportando. De este modo, quedará por escrito los planes y medidas propuestas y aceptadas por todos los asistentes con el objetivo de conseguir el fin por el cual se celebró la reunión en cuestión. Llevar a cabo este informe, y compartirlo con los asistentes, demuestra la importancia del acto y genera confianza entre la empresa y los trabajadores.

Según lo señalado es importante que se sepa organizar adecuadamente una reunión y controlar tanto los tiempos como los participantes. ¿Tu qué opinas? Cuéntanos tu caso.

 

 

 

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