Una reunión de trabajo es una cuestión de suma importancia para un negocio ya que es el momento en el que se establece una comunicación recíproca entre los trabajadores son la dirección de la empresa. Por ello es muy importante que estos encuentros sean realmente efectivos para todos los miembros del equipo y no se conviertan en una auténtica pérdida de tiempo.
Si eres jefe…
El objetivo de una reunión de trabajo por parte de la dirección de una empresa o negocio es tratar diversos temas que tienen que ver con la producción, formas de mejora, dudas en la realización de un determinado servicio, la correcta estructura de la organización, las relaciones entre los trabajadores…
Para que estas sean realmente efectivas, la clave está en tener en cuenta varios puntos. A la hora de prepararlas, es aconsejable definir y acotar los contenidos que se van a tratar estableciendo un orden de relevancia para la empresa. Lo más recomendable es no salirse del programa para que no se desvirtúe la idea del encuentro. También es esencial saber quién va a participar teniendo en cuenta la importancia de cada uno de los asistentes, valorando la representación de cada uno de los departamentos que conforman la empresa. Reunir a las personas más válidas para aportar nuevas ideas y, a partir de ellas, desarrollar nuevas vías de producción puede ayudar al éxito de una reunión de trabajo. Haciendo esto, conseguiremos mayor conexión entre los diferentes niveles de producción y de plantilla dentro de la empresa y, por otro lado, que todos se involucren directamente en la consecución de un bien común. “Yo les invito a que reflexionemos sobre…» “¿Cuál es nuestro objetivo?”. “Pensemos en lo que acaba de aportar fulanito en relación a…”. Estas son frases con las que captar la atención de todo el equipo ya que se sentirán que todos son importantes a la hora de tomar decisiones para la empresa.
Si eres empleado…
Realizar las preguntas adecuadas ayuda al correcto desarrollo de una reunión de trabajo. Intenta buscar las claves de la reunión para saber si realmente están haciendo las preguntas que deberían o están dejando que algo importante se les pase por alto. En esta misma línea es aconsejable tomar notas a lo largo del encuentro para que todos los temas y cuestiones tratadas no queden en papel mojado.
Observe, detecte al líder y entérese bien de lo que dice, para empaparse de sus conocimientos y demostrarlo en sus propias conclusiones. A la hora de participar, analiza previamente los intereses de tu superior. Seguro ya lograste hacerte una idea del tipo de planes que le gustan, con lo que sería buena idea que consideres sus gustos a la hora de proponer una idea y no sugieras al resto del equipo algo con lo que sabes que tu propio superior no estará de acuerdo. De este modo tus ideas tendrán más posibilidades de ser aceptadas.
Por último, aunque se necesita que todos los participantes en el encuentro participen, hay momentos en los que es necesario callar cuando no se tiene la total seguridad de que domina el tema mejor que el resto de los participantes. Es mejor esperar el momento en el que uno se sienta completamente seguro para aportar su visión.
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