Tres errores evitables de las pymes

Deficiente gestión del flujo de caja, problemas en la comunicación e intercambio de información entre diferentes áreas del negocio o mala gestión del tiempo, son de los errores más comunes de las pymes. A propósito de esto, Datisa da a conocer una serie de recomendaciones para reconducir los modelos de gestión para hacerlos más eficientes y rentables.

Un plan de negocios bien estructurados no es suficiente para que las pymes puedan afrontar las dificultades de gestión todos los días. Tareas administrativas repetitivas y que demanda mucho tiempo y recursos, falta de colaboración entre departamentos o dificultadas para recaudar información en el proceso oportuno, son algunos de los problemas a los que deben enfrentarse.

“Lo más importante es identificar los problemas que afectan a la rentabilidad y al rendimiento de la organización. Estos problemas no siempre tienen que ver con la actividad propia del negocio. A veces obedecen más a la dificultad de encontrar y analizar datos claves que afectan al rendimiento y que permitirían tomar decisiones más inteligentes. O, quizá también, a la falta de la tecnología adecuada para facilitar la automatización de tareas y funciones que aportan poco valor y que, se convierten en auténticos “ladrones” del tiempo”, dice Isabel Pomar, CEO de Datisa.

Los tres errores más comunes de las pymes, y sus soluciones para cada uno, son:

Gestión del flujo de caja ineficiente.

Ya sea por falta de conocimientos financieros o contable o por gestión financiera externa, la perspectiva económica del negocio se pierde. Diseñar estrategias que impulsen la rentabilidad es un problema común a la que se enfrentan las gestiones de las pymes, ya que se enfocan más en priorizar el cumplimiento legal y la presentación de Impuestos y Declaraciones. En conclusión, la gestión del flujo de caja de las pymes es, a menudo, su verdadero Talón de Aquiles.

Algunas de sus recomendaciones son:

Controlar la liquidez. Es importante contar con una reserva de efectivo que esté siempre disponible ante cualquier eventualidad o para aprovechar oportunidades de negocio que puedan surgir.

Diferenciar ingresos y beneficios. Es también importante medir el margen de beneficio aportado por cada cliente, producto o servicio, o por cada segmento de mercado. Si todo lo que ingresa se gasta o se invierte, el beneficio es cero. Sabiendo todo esto, es posible implementar las medidas adecuadas, bien sea de expansión o contracción.

Proveedores que ayuden a la financiación. Es necesario considerar poder negociar las condiciones de pago con los proveedores, en vez de pedir un crédito. Siempre basándose en el principio de ganar-ganar, proveedores y clientes pueden ayudarse mutuamente en momentos difíciles.

Descoordinación o comunicación deficiente entre departamentos o equipos de trabajo.

En estos tiempos de trabajo a distancia, las pymes son las que más se han esforzado. Mantener una comunicación fluida con el objetivo de facilitar el trabajo y la coordinación es solo posible con una cultura corporativa adecuada.

Algunas de las recomendaciones de Datisa son:

Disponer de herramientas tecnológicas adecuadas que faciliten el acceso e intercambio de información. 

Delegar el rendimiento del equipo y dedicar tiempo a las estrategias. Esto implica no caer en la trampa de la micro-gestión.

Facilitar el acceso y el intercambio de información por medio de ERP. Con eso se logra agilizar procesos involucrando a todos los participantes de las tareas para poder aportar soluciones de valor que no reste tiempo a ninguno de los miembros.

Demasiados ladrones de tiempo.

Muchas tareas de las pymes son poco valiosas y restan tiempo. Por ello, es importante priorizar tareas o postponer actividades que por falta de tiempo lleven a una gestión deficiente, lenta e ineficaz.

En este sentido, Datisa recomienda lo siguiente:

Automatizar lo más posible. Esto ayuda a optimizar el tiempo dedicado a analizar los datos, identificar tendencias, planificar, similar posibles escenarios a futuro, o, simplemente, para optimizar procesos operativos. Emitir facturas, enviar solicitudes de cobro/pago, calcular amortizaciones, asientos contables, acceder a de cuadros de mando para obtener una visión global y/o parcial de la compañía, etc., son algunos de los procesos que pueden agilizarse con la digitalización.

Acceder fácilmente a los datos. La tecnología es eficiente siempre y cuando sean de fácil acceso y manejo intuitivo. Si no es así, la tecnología se convierte en un obstáculo. Por esa razón, el acceso sencillo y en tiempo real es fundamental para tomar decisiones objetivas. 

Analizar toda la información. Los ERP actuales incluyen funciones analíticas que hacen posible acceder a los datos y sobre todo, descifrar la información, su origen, su composición, su impacto sobre un área concreta o sobre el negocio en general, entre otros.

Una de las ventajas de la digitalización es tener los datos al alcance de la mano. Con el ERP es posible explotarlos y saber las áreas de mejora, no únicamente las herramientas o protocolos. La empresa debe cambiar la cultura a la digitalización obligatoriamente. Potenciar las capacidades digitales de los empleados es el futuro y el éxito está asegurado; al contrario de lo que podría pensarse, los clientes están más conscientes de lo que se podría creer sobre la importancia de la digitalización. La economía de las plataformas ha mostrado todo su poderío y las grandes empresas tecnológicas están marcando el camino para que esta tendencia continúe. Asumir la transformación digital para convertirse en competidores ágiles y rentables es más sencillo de implementar de lo que se puede pensar.